Bijna elke zzp’er is verplicht om een factuur te sturen voor zijn of haar werkzaamheden. Wat zet je verplicht op je factuur? Met een beetje gezond verstand kom je natuurlijk al een heel eind. Maar wist je dat je factuur aan bepaalde eisen moet voldoen om rechtsgeldig te zijn?

Wie moet een factuur maken?

Je vraagt je nu misschien eerst af: wie is er niet verplicht om te factureren? Hiervoor is een aantal uitzonderingen. Dan gaat het bijvoorbeeld om de levering van goederen of producten aan particulieren (maar pas op, ook hier zijn weer uitzonderingen op). Ook hoeven bijvoorbeeld ondernemers in de horeca of taxivervoer zich niet volledig te houden aan de factuureisen.

LEES OOK: De zin en onzin van algemene voorwaarden

Hoe lang moet ik de facturen bewaren?

Als ondernemer heb je een bewaarplicht. Dat houdt in dat je je facturen (zowel verstuurde als ontvangen) moet bewaren voor het geval dat de Belastingdienst je administratie komt controleren. Hierbij wordt een onderscheid gemaakt tussen digitale facturen, papieren facturen, facturen over onroerende zaken.

Handig om te weten: je bewaart je facturen zoals je ze hebt ontvangen. Een digitale factuur hoef je dus niet te printen, die kun je gewoon digitaal opslaan en bewaren. Tegelijkertijd mag je een papieren factuur dan wel weer digitaliseren, zolang dit aan de eisen voldoet.

Digitale facturen

• Deze bewaar je (digitaal) 7 jaar
• Hoef je niet te printen

Papieren facturen en bonnetjes

• Deze bewaar je 7 jaar
• Mag digitaal: je mag ze inscannen, zolang het een volledige weergave is
• Zolang je aan deze richtlijnen voldoet, mag je de papieren bon weggooien

Uitzonderingen

• In bepaalde branches geldt een bewaarplicht van 10 jaar
• Elektronische diensten, telecommunicatiediensten, radio- en televisieomroepdiensten
• Facturen over onroerende zaken moet je ook 10 jaar bewaren

Wat moet er verplicht op je factuur staan?

De Belastingdienst geldt eisen aan een factuur. Als jouw verstuurde of ontvangen facturen hier niet aan voldoen, zijn ze niet rechtsgeldig. Let dus ook op de facturen die je van anderen krijgt.

1. Je volledige juridische of handelsnaam en adres (het echte adres, niet een postbus)
2. Je KvK-nummer
3. Je btw-nummer
4. De volledige naam en adres van van je afnemer (het echte adres, niet een postbus)
5. De factuurdatum
6. Een opeenvolgend nummer, het factuurnummer
7. Het aantal goederen of de omvang van je diensten
8. De aard van de goederen of diensten die je hebt geleverd
9. De leverdatum van je goederen of diensten, of de datum van een vooruitbetaling
10. Het bedrag dat je in rekening brengt, exclusief btw
11. Het btw-bedrag
12. Het btw-tarief dat je in rekening brengt

Hier zie je welke dingen verplicht op je factuur moeten staan. Wanneer je factureert vanuit het boekhoudpakket van one2keep, zoals in dit voorbeeld, worden deze gegevens automatisch op de factuur gezet.

Heb je vragen over het opmaken van een factuur? Bij one2keep.nl staat er altijd een boekhoudkundige helpdesk voor je klaar. Benieuwd? Probeer de boekhoudapplicatie een maand gratis.

Ook interessant voor jou:

• Zin en onzin van algemene voorwaarden
• Welke rechtsvorm kies je als zzp’er?
• Het belang van de arbeidsongeschiktheidsverzekering voor zzp’ers
• Zo voorkom je deze 7 fouten in de relatie met je klant